Privacybeleid

1. Welke gegevens wij gebruiken

Wij ontvangen gegevens wanneer je contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst, een account aanmaakt of ons een opdracht geeft. Afhankelijk van je vraag of opdracht gebruiken wij:

• Je naam, eventuele bedrijfsnaam, factuuradres, bezorgadres of adres waar wij werkzaamheden uitvoeren.
• Je e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van berichten en correspondentie.
• Bestel-, offerte-, opdracht-, factuur- en betaalgegevens, waaronder producten, bedragen en betaalstatus.
• Accountgegevens als je een webshopaccount gebruikt, zoals je e-mailadres en bestelgeschiedenis.
• Gegevens over installaties en werkzaamheden, zoals toestelgegevens, onderhoudshistorie, storingen, metingen, werkbonnen en relevante foto’s van de installatie.
• Bij overeengekomen CV-monitoring: technische gegevens van de gekoppelde installatie, bijvoorbeeld bedrijfsstatus, storingsmeldingen en meetwaarden, voor zover de module die doorgeeft. Deze kunnen via het installatieadres of klantdossier aan jou zijn gekoppeld.
• Technische websitegegevens, zoals IP-adres, tijdstip van een verzoek, browsergegevens en fout- of beveiligingsmeldingen.

Geef alleen informatie door die nodig is voor je vraag of opdracht. Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, voor een gewone bestelling of opdracht.

2. Waarom wij gegevens gebruiken

Offertes, bestellingen en werkzaamheden: wij gebruiken de benodigde contact-, adres-, bestel- en installatiegegevens om op jouw verzoek een offerte te maken, afspraken te plannen, producten te leveren, werkzaamheden en overeengekomen monitoring uit te voeren en ondersteuning te geven. De grondslag is het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst.

Facturen en administratie: wij verwerken factuur- en betaalgegevens om onze administratie bij te houden en aan fiscale verplichtingen te voldoen. De grondslag is een wettelijke verplichting.

Beveiliging en afhandeling van geschillen: wij gebruiken noodzakelijke technische gegevens en relevante correspondentie om misbruik tegen te gaan, storingen op te lossen en onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige dienstverlening en een zorgvuldige afhandeling van klachten en claims. Daarbij wegen wij jouw privacybelangen mee.

Publicatie van herkenbare projectfoto’s: wanneer wij daarvoor toestemming vragen en krijgen, gebruiken wij die toestemming als grondslag. Je kunt die toestemming weer intrekken.

Gegevens die nodig zijn voor een offerte, betaling, levering of werkzaamheden moet je verstrekken als je die dienst wilt afnemen. Zonder bijvoorbeeld een bezorgadres kunnen wij geen bestelling afleveren.

3. Webshop en betalingen

Onze webshop gebruikt WordPress en WooCommerce. Bestelgegevens worden gebruikt voor de verwerking van je bestelling, je eventuele account en berichten over je bestelling.

Online betalingen verlopen via Mollie en de gekozen betaalmethode. Daarvoor worden noodzakelijke betaal- en transactiegegevens doorgegeven. Wij ontvangen onder meer een betalingskenmerk en betaalstatus. Je volledige betaalkaartgegevens en bankwachtwoord worden niet in onze webshop opgeslagen.

Mollie verwerkt ook gegevens voor eigen verplichtingen als betaaldienstverlener. Meer informatie vind je in de privacyverklaring van Mollie.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over jou die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

4. Leveranciers en rechtstreekse levering

Sommige producten worden rechtstreeks door een leverancier aan je geleverd. Wij delen dan alleen de gegevens die nodig zijn om die bestelling te verwerken en af te leveren, zoals je naam, bezorgadres en de bestelde producten. Als dit nodig is voor een bezorgafspraak, delen wij ook een telefoonnummer of e-mailadres.

Leveranciers waarmee wij hiervoor werken zijn onder andere Technische Unie en Soper.be. Afhankelijk van de bestelling kunnen ook andere leveranciers en hun vervoerders worden ingeschakeld. Je kunt bij ons navragen welke leverancier jouw bestelling levert.

Bij werkzaamheden kunnen noodzakelijke opdracht- en installatiegegevens worden gedeeld met ingeschakelde vakbedrijven, inspectiebedrijven of de aanbieder van een overeengekomen monitoringdienst. Wij verstrekken geen volledig klantdossier wanneer slechts enkele gegevens nodig zijn.

5. Dienstverleners en administratie

Wij gebruiken dienstverleners voor de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten:

• GoDaddy: hosting en technische ondersteuning van de website en webshop.
• Microsoft 365: zakelijke e-mail en communicatie, waaronder bestelmeldingen en klantcontact.
• SnelStart: facturatie, boekhouding en verwerking van noodzakelijke klant-, factuur- en betaalgegevens.
• Mollie: verwerking van online betalingen.

Waar een dienstverlener gegevens namens ons verwerkt, maken wij de daarvoor vereiste afspraken over verwerking en beveiliging. Andere partijen, zoals betaaldienstverleners, kunnen voor bepaalde verwerkingen zelf verantwoordelijk zijn.

Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan bevoegde instanties wanneer de wet dat verplicht, of aan professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is voor een concrete administratieve of juridische kwestie.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Dienstverleners zoals GoDaddy en Microsoft kunnen bij hun dienstverlening partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) inschakelen. Ook bij Europese opslag kan bijvoorbeeld ondersteuning tot verwerking buiten de EER leiden.

Bij zulke doorgiften moeten de waarborgen van de AVG worden toegepast. Dat kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of Europese standaardcontractbepalingen met de benodigde aanvullende maatregelen. Informatie over de toepasselijke afspraken en waarborgen kun je bij ons opvragen via support@handomdraai.nl.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

• Fiscale administratie: facturen en andere fiscale basisgegevens bewaren wij in beginsel zeven jaar volgens de wettelijke bewaarplicht. Wanneer voor bepaalde gegevens een langere wettelijke termijn geldt, volgen wij die termijn.
• Offertes en losse vragen: zolang de aanvraag of vraag wordt afgehandeld en, indien nodig, gedurende de periode waarin relevante afspraken of een geschil moeten kunnen worden aangetoond. Wordt een offerte een opdracht, dan behoren de relevante gegevens tot het opdrachtdossier.
• Opdracht-, onderhouds- en installatiegegevens: zolang nodig voor de uitvoering, overeengekomen vervolgonderhoud, garantie of afhandeling van klachten en mogelijke aanspraken. Wij bepalen de termijn aan de hand van de looptijd van de klantrelatie, het belang van de onderhoudshistorie en toepasselijke wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen.
• Webshopaccounts: zolang het account wordt gebruikt of nodig is voor de dienstverlening. Bij verwijdering van een account kunnen gegevens die onder een bewaarplicht vallen of nodig zijn voor een concrete claim afzonderlijk bewaard blijven.
• Technische en beveiligingslogs: zolang nodig voor beveiliging en het oplossen van storingen. E-mailverzendlogs in onze website worden volgens de huidige instelling na veertien dagen verwijderd. Dit verwijdert geen bijbehorende e-mails of facturen uit de zakelijke administratie.

Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens die niet meer nodig zijn. Back-ups worden bij hun reguliere vervanging overschreven; bij herstel moet rekening worden gehouden met eerder uitgevoerde verwijderingen.

8. Cookies en technische gegevens

De website en webshop gebruiken functionele cookies en vergelijkbare technieken voor onder meer het winkelmandje, de afrekensessie, aanmelden en beveiliging. Sommige gegevens verdwijnen aan het einde van een sessie; andere blijven gedurende de voor de betreffende functie ingestelde termijn bewaard. Cookies kun je via je browser verwijderen of blokkeren. Daardoor kunnen functies zoals afrekenen of aanmelden minder goed werken.

Technische verzoekgegevens kunnen door de hosting- en beveiligingsdiensten worden vastgelegd om de website beschikbaar en veilig te houden. Deze gegevens zijn niet bedoeld voor advertentieprofilering.

Wij hebben geen bezoekersanalyse of advertentiepixels als onderdeel van onze huidige website-inrichting gekozen. Als wij later aanvullende meet- of marketingdiensten inzetten, passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf toestemming voor zover dat vereist is.

9. Nieuwsbrieven en reclame

Wij versturen momenteel geen nieuwsbrieven of reclamemails. Berichten over je bestelling, offerte, afspraak, werkzaamheden, monitoring of factuur horen bij onze dienstverlening.

Als wij later nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie aanbieden, informeren wij je vooraf over het gebruik van je gegevens en regelen wij waar nodig toestemming. Bij dergelijke berichten krijg je een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Toegang tot gegevens wordt beperkt tot personen en partijen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Vermoed je dat gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik? Neem dan contact met ons op via support@handomdraai.nl.

11. Jouw rechten en klachten

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering of beperking van het gebruik. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor zover de AVG daarin voorziet, kun je ook vragen om overdracht van gegevens die je aan ons hebt verstrekt.

Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op elk moment intrekken. Dat maakt de verwerking van vóór de intrekking niet onrechtmatig. Sommige gegevens moeten wij blijven bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht.

Stuur je verzoek naar support@handomdraai.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek van jou komt. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs mee.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als je verzoek complex is of wij veel verzoeken ontvangen, kan de termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten je dan binnen de eerste maand weten waarom.

Heb je een klacht over ons gebruik van persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen en contact

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of relevante regels veranderen. De actuele versie staat op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokken klanten wanneer dat nodig is.

De datum bovenaan laat zien wanneer deze verklaring voor het laatst is bijgewerkt.